Priority ו-Power BI: דוחות הנהלה בלי לייצא לאקסל

קודם כול: האם בכלל צריך Power BI

לא תמיד. ל-Priority יש כלי דוחות מובנה, Priority Analytics, שמאפשר לבנות דוחות בלי קוד, לשלב נתונים מכל המערכת ולהציג גרפים (Priority). אם כל מה שההנהלה צריכה נמצא ב-Priority, ומי שקורא את הדוח עובד ב-Priority ממילא, שווה להתחיל שם.

Power BI מצדיק את עצמו כשהדוח צריך לשלב כמה מקורות — Priority יחד עם ה-CRM, הסליקה או קובץ התקציב — או כשמי שקורא אותו לא נכנס ל-Priority בכלל.

שלוש דרכים להביא נתונים מ-Priority

• ODBCPriority מציע חיבור ODBC לכלי BI חיצוניים, שנותן גישה לנתונים העסקיים ושומר על שכבת הלוגיקה. כשמדובר בנפחים גדולים, זו בדרך כלל נקודת ההתחלה.
• REST APIPower BI קורא OData, וה-API של Priority בנוי עליו. אבל כל קריאה נמדדת בטרנזקציות, ומספר הרשומות בקריאה מוגבל — ברירת המחדל היא 2,000 — כך שטבלה גדולה דורשת דפדוף. מתאים לטבלאות קטנות ולנתונים שמשתנים לאט.
• ייצוא לאקסלהדרך שהכי קל להתחיל בה והכי קשה לצאת ממנה. הדוח תלוי באדם אחד ובניקוי הידני שהוא עושה בכל פעם, ואי אפשר לשחזר איך הגיע כל מספר.

המספר שכולם רבים עליו

הבעיה הקשה בדוחות מ-Priority היא לא החיבור. היא ההגדרות. "מכירות החודש" יכול להיות סכום ההזמנות, סכום החשבוניות או סכום התקבולים — שלושה מספרים שונים, וכל אחד מהם נכון. אם ה-CRM מציג עסקאות שנסגרו ו-Priority מציג חשבוניות, ההנהלה מקבלת שני מספרים ומבזבזת את הישיבה על השאלה מי צודק.

לכן, לפני שבונים דוח אחד, כותבים מילון מדדים: לכל מדד — מאיזו מערכת הוא מגיע, מאיזה מסמך, באיזה מטבע, ומה קורה עם זיכויים וביטולים. זה מסמך של עמוד אחד, והוא חוסך חודשים של ויכוחים. על המחיר של נתונים שאי אפשר לסמוך עליהם.

רענון שלא מעמיס על המערכת

דוח הנהלה לא צריך נתונים מהשנייה האחרונה. ברוב המקרים מספיק רענון לילי, ועוד אחד או שניים במהלך היום. מה שכן חשוב הוא לא למשוך את כל ההיסטוריה מחדש בכל רענון.

Power BI תומך ברענון מצטבר (Incremental Refresh) גם ברישיון Pro: מגדירים טווח תאריכים, והשירות מושך מחדש רק את התקופה האחרונה. התנאי הוא שהסינון לפי תאריך יתבצע במקור עצמו. אם הוא לא מגיע למקור, Power BI עלול למשוך את כל הנתונים ולסנן אותם אצלו, וכל היתרון הולך (Microsoft). מול Priority זה אומר לבנות את השאילתה כך שהסינון באמת מגיע ל-Priority.

מה אני בודק כשאני מקבל דוח קיים

• מי מרענן אותוומה קורה כשהאדם הזה בחופש.
• מאיזה מסמך מגיע כל מדדוהאם זה כתוב איפשהו, או רק בראש של מי שבנה את הדוח.
• האם יש קובץ באמצעכל שלב שבו מישהו עורך נתונים ידנית הוא שלב שבו המספר יכול להשתנות בלי להשאיר עקבות.
• כמה זמן לוקח רענון, ומתי הוא רץרענון כבד בשעות העבודה מורגש אצל מי שעובד ב-Priority באותו רגע.
• האם המספר זהה למה שהנהלת החשבונות רואהאם לא, הדוח לא ישמש לקבלת החלטות, גם אם הוא נראה טוב.

בתפקיד שלי כ-CIO אני מחזיק את Priority ואת Power BI באותו ארגון, כך שהשאלות האלה מגיעות אליי גם מהצד של מי שצריך לעמוד מאחורי המספר מול ההנהלה. את החיבור עצמו אני בונה כחלק ממסלול אינטגרציות Priority.